Valores personales en la empresa: Confianza

«Confianza, un valor personal que no se amortiza, que perdura a lo largo del tiempo en la vida de una empresa si no se traiciona.»

Hoy quiero contarte una historia que posiblemente tú hayas vivido o reconozcas en otros.

Existe una serie de valores personales que se deben de trasladar al ámbito empresarial para lograr el éxito.

Confianza, un valor personal en tu departamento administrativo, cómo nace y cómo se mantiene en el tiempo independientemente cuál sea la dimensión y evolución de tu empresa.

Tres son las fases por las que  pasa un departamento administrativo de una pequeña empresa antes de culminar en el éxito empresarial.

• Primera fase, inicio incierto

Un aspecto común al inicio de la actividad de la empresa, es la no existencia de un departamento administrativo, podemos identificar al propio empresario/emprendedor y la figura de una persona que de vez en cuando va por la oficina a realizar unas determinadas tareas administrativas.

Las funciones que realiza las podemos enumerar básicamente en:

1. Asesora al empresario.
2. Es su persona de confianza.
3. Hace las funciones de contable en la empresa

 

Como asesor, se limita a aconsejar y/o dar otro punto de vista sobre que dirección debe tomar el negocio y cómo conseguirlo.

Como persona de confianza, esta persona por norma general conoce todos los temas personales del empresario y la situación financiera de éste.

Como contable, es el responsable de introducir los asientos en un software contable con el único objetivo de poder liquidar los impuestos y cumplir con las obligaciones que afectan la actividad el empresario.

Las tareas que desarrolla para la empresa son:

1. Abre el correo diario (el correo de toda la vida).
2. Clasifica la documentación según su naturaleza, (facturas de proveedores/acreedores, extractos bancarios, adeudo, abonos, etc)
3. Numera las facturas, pone referencias.
4. Introduce los datos en el programa contable
5. Archiva la documentación según un criterio establecido.

 

• Segunda fase, consolidación y crecimiento

Tras una primera fase, la empresa desarrolla con éxito sus actividades y ve como el volumen del negocio va creciendo.

Ante este nuevo panorama las tareas administrativas se redistribuyen hacia nuevos actores que aparecen en el ámbito empresarial.

Se hace necesaria los servicios de un Asesor fiscal, que nos guíe  sobre  temas que puedan afectar al normal desarrollo de la actividad, (adquisición de nuevos activos, beneficios fiscales, tratamiento contable de algunas operaciones, aparición de nuevos impuestos que graven la actividad, etc).

Se crea un departamento administrativo, formado por dos o tres personas, un auxiliar, un administrativo y/o un contable.

Se asumen nuevas funciones:

1. Atención telefónica.
2. Gestión del correo.
3. Compras
4. Facturación.
5. Gestión de cobros.
6. Contabilidad.
7. Liquidación de impuestos
8. Archivo.
9. Almacén.
10. etc…

 

• Tercera fase, expansión y diversificación

Después de una segunda fase de consolidación la empresa crece de forma exponencial, adquiere empresas del mismo sector.

Reestructura todos sus cuadros de mando e implanta un nuevo organigrama funcional donde podemos identificar los siguientes departamentos donde cada uno de ellos tiene asignadas unas determinadas funciones:

1. Gerencia.
2. Departamento RRHH.
3. Departamento Administrativo.
4. Departamento de Comercial.
5. Departamento Financiero.

 

Si analizamos la evolución de la empresa, podemos ver como se ha ido adaptando en cada momento a las nuevas circunstancias del mercado, como ha detectado oportunidades de negocio, emprendido nuevos retos, diversificado sus actividades y  se ha esforzado en mejorar día a día en todos los aspectos.

Confianza en un proyecto empresarial, en uno mismo, confianza en aquellas personas que desde un principio creyeron en él, y  en mejorar cada día las cosas, son el activo más valioso que la empresa posee.

¿Y en tu empresa en que fase te encuentras?

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