Disecciona tu plan de cuentas como un auténtico cirujano: Sistema de codificación de cuentas contables eficiente para tu empresa.

Aprende a diseccionar la codificación de cuentas contables de tu empresa para convertirlo en un auténtico surtidor de información útil.

Hoy quiero compartir una metodología de codificación de cuentas contables eficiente para que tu contabilidad se convierta en una auténtica fuente de información útil para la toma de decisiones.

Tendemos a utilizar el plan general contable (PGC), con el único objetivo de cumplir con el código de comercio sin apenas desarrollar sus cuentas, independientemente de la naturaleza de la actividad que desarrollamos.

Aplicamos la ley del mínimo esfuerzo. Solo nos centramos en desarrollar las cuentas de clientes, proveedores y tesorería utilizando el método que mas se adapte a nuestras necesidades, crearlas de forma consecutiva en el método más utilizado, en este enlace encontraras un hilo de debate sobre el tema, utilizando para el resto las cuentas genéricas propuestas por el PGC.

El plan general contable es flexible y siempre podemos añadir cuentas atendiendo a su naturaleza aunque no estén definidas el el PGC.

Para definir la estructura de codificación  de cuentas contables que vamos a utilizar lo primero que debemos tener claro es la  actividad principal que desarrollamos, cuales son las actividades las accesorias  y en cuantos centros se van a realizar estas actividades según te comentaba en mi post, Estaciones de servicio, todo lo que deberías saber sobre su contabilidad y nadie te ha contado.

Selección de los grupos de cuentas a sobre los que actuar.

El método de codificación lo vamos a utilizar en los siguientes grupos:

• 30. Existencias.
• 60. Compras.
• 61. Variación de existencias.
• 62. Servicios exteriores.
• 63. Tributos.
• 64. Personal.
• 70. Ventas de mercaderías, de producción propia, de servicios, etc.
• 71. Variación de existencias.

 

Aspectos a tener en cuenta antes de empezar a codificar las cuestas.

1. No necesariamente se aplica en todas las cuentas del grupo
2. Número de dígitos que utilizas es tu plan de cuentas.
3. Como definir centros, actividades principales, actividades accesorias.
4. Que conceptos vas a considerar como generales o de estructura.
5. Cuando un gasto afecte a mas de una actividad a que cuenta lo vas a imputar.

 

Suponiendo que utilizamos cuentas contables con 10 dígitos la estructura sería la siguiente:

• Los cuatro primeros dígitos para la cuenta.
• El 5 dígito para de definir el centro.
• El 6 dígito para definir la actividad.
• Los últimos cuatro dígitos para desglose de la cuenta, recomiendo (0000), salvo que se quiera el detalle de un concepto que se use habitualmente.
• Para las cuentas que vamos ha utilizar como gastos generales o de estructura recomiendo utilizar (00) para el 5 y 6 dígito.
• Cuando un gasto afecta a más de una actividad y no lo podemos individualizar por actividad imputarlo al centro.

 

Benefícios de aplicar esta metodología

Si aplicas esta metodología para definir la estructura de las cuentas contables de tu empresa podrás obtener balances de sumas y saldos y balances de perdidas y ganancias «filtrados por centro/actividad».  Además podrás definir informes dinámicos de una manera muchos mas sencilla.

Como presentar la información por centro/actividad

La mayoría de programas contables permiten el uso de comodines para filtrar la información que queremos que se nos presente, en el caso de utilizar ContaNet la información la deberíamos solicitar de la siguiente manera para la actividad principal definida en el centro 1 (11).

Y tú, utilizas algún método de codificación de cuentas en tu empresa?. Lo comentamos

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 Imagen destacada, autor: Irekia